BDO Łotwa
Dlaczego to najlepszy partner dla polskich firm — zakres usług księgowych i podatkowych
to naturalny wybór dla polskich firm szukających kompleksowego wsparcia księgowego i podatkowego przy działalności w regionie bałtyckim. Dzięki członkostwu w globalnej sieci BDO biuro łączy lokalną znajomość łotewskiego prawa i praktyk z doświadczeniem w obsłudze klientów międzynarodowych, co przekłada się na szybką adaptację rozwiązań dla spółek SIA zakładanych przez przedsiębiorców z Polski. Już na etapie rejestracji i wyboru formy prawnej eksperci BDO podpowiedzą optymalne struktury podatkowe i księgowe, uwzględniając harmonizację z przepisami UE oraz umowami o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Łotwą.
Zakres usług księgowych oferowanych przez obejmuje pełne prowadzenie ksiąg rachunkowych, przygotowanie sprawozdań finansowych według lokalnych standardów i MSSF, a także obsługę rozliczeń VAT i raportowania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Dla polskich przedsiębiorstw istotne jest też wsparcie w zakresie fakturowania w euro, monitorowania terminów płatności oraz integracji systemów ERP i rozwiązań chmurowych — BDO zapewnia automatyzację procesów i dostęp do elektronicznego obiegu dokumentów, co przyspiesza zamknięcia okresowe i minimalizuje błędy.
Usługi kadrowo-płacowe i rozliczenia składek społecnych to kolejny filar oferty. prowadzi payroll zgodnie z lokalnymi regulacjami, przygotowuje umowy o pracę i zlecenia, rozlicza podatki dochodowe od osób fizycznych oraz obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne, a także obsługuje raportowanie do urzędów pracy i instytucji ubezpieczeniowych. Dla firm delegujących pracowników z Polski istotne są również usługi związane z rozliczaniem podróży służbowych, ulg podatkowych i zgodnością z przepisami o delegowaniu pracowników.
Największą wartością współpracy z jest połączenie usług operacyjnych z doradztwem podatkowym — od bieżącej obsługi VAT i CIT po strategie optymalizacji transgranicznej w granicach prawa. Eksperci pomagają w interpretacji przepisów, przygotowują opinie podatkowe i reprezentują klientów przed organami podatkowymi, co redukuje ryzyko sankcji i korekt. Dla polskich przedsiębiorstw oznacza to jedno centrum kompetencji, które upraszcza prowadzenie działalności w Łotwie i pozwala skupić się na rozwoju biznesu, zamiast na żmudnej administracji.
Rejestracja spółki w Łotwie (SIA) krok po kroku — wymogi, dokumenty i czas realizacji
Rejestracja spółki SIA w Łotwie — krótki wstęp
Rejestracja spółki w Łotwie (SIA) to popularny wybór dla polskich przedsiębiorców szukających stabilnej jurysdykcji w UE. Proces jest relatywnie uproszczony i częściowo zdigitalizowany, co pozwala na szybkie założenie spółki bez konieczności stałej obecności założycieli. W praktyce kluczowe są jednak przygotowanie wymaganych dokumentów i wybór odpowiedniego modelu działania (np. z pełnomocnikiem lokalnym), co wpływa na czas realizacji i koszty procesu.
Krok po kroku — jakie czynności trzeba wykonać
Najprostszy schemat rejestracji SIA wygląda następująco:
1. Wybór nazwy spółki i sprawdzenie jej dostępności w rejestrze przedsiębiorstw.
2. Przygotowanie dokumentów założycielskich — umowa spółki (statut) i oświadczenia wspólników.
3. Zgromadzenie wymaganych dokumentów personalnych (kopie paszportów, dowody adresu) oraz ewentualnych pełnomocnictw i tłumaczeń/notarialnych poświadczeń dla dokumentów zagranicznych.
4. Wyznaczenie siedziby w Łotwie i ustanowienie osoby kontaktowej/pełnomocnika, jeśli założyciele przebywają za granicą.
5. Wniesienie kapitału zakładowego zgodnie z wybraną formą (wpłata na konto spółki lub inna forma wniesienia majątku) oraz rejestracja w Łotewskim Rejestrze Przedsiębiorstw (Uzņēmumu reģistrs).
Dokumenty i wymogi formalne
Do rejestracji zazwyczaj potrzebne są: umowa spółki, tożsamość i adresy wszystkich wspólników, dane członków zarządu, pełnomocnictwa (jeśli rejestracja przez przedstawiciela) oraz potwierdzenie siedziby spółki. Dokumenty wystawione poza Łotwą mogą wymagać apostille, tłumaczenia przysięgłego lub notarialnego poświadczenia — zależnie od rodzaju dokumentu i praktyk rejestrowych. Warto też przygotować informacje potrzebne do późniejszej rejestracji podatkowej i zgłoszenia pracowników (jeśli planujesz działalność operacyjną od razu).
Czas realizacji i praktyczne wskazówki
Czas potrzebny na rejestrację SIA w praktyce zależy od kompletności dokumentów i tego, czy zakładanie odbywa się zdalnie przez pełnomocnika. Same formalności rejestracyjne w rejestrze mogą zająć od kilku dni do około dwóch tygodni, ale pełny proces — włącznie z otwarciem konta bankowego, wniesieniem kapitału i uzyskaniem wszystkich niezbędnych zezwoleń czy numerów podatkowych — bywa dłuższy (kilka tygodni). Praktyczna rada: skorzystanie z lokalnego doradcy (np. biura accounting/prawnego) znacząco przyspiesza proces i zmniejsza ryzyko błędów formalnych, które wydłużają rejestrację.
Usługi księgowe i kadrowe — prowadzenie ksiąg, payroll, raportowanie VAT i składki społeczne
Usługi księgowe i kadrowe to kompleksowa odpowiedź na potrzeby polskich przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność lub zakładają spółkę w Łotwie. BDO oferuje pełne prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z lokalnymi przepisami oraz bieżące doradztwo podatkowe — od rejestracji VAT po przygotowanie sprawozdań finansowych. Dzięki lokalnej wiedzy i doświadczeniu międzynarodowej sieci, firmy z Polski otrzymują opiekę skrojoną pod specyfikę transgranicznego biznesu, minimalizując ryzyko grzywien i błędów raportowych.
Prowadzenie ksiąg obejmuje codzienną dekretację dokumentów, księgowanie operacji bankowych, rozliczenia z dostawcami i odbiorcami oraz miesięczne zamknięcia i uzgodnienia. BDO przygotowuje również roczne sprawozdania finansowe zgodne z łotewskimi standardami rachunkowości i — w razie potrzeby — międzynarodowymi standardami (IFRS). Dzięki temu klient otrzymuje pełen pakiet danych niezbędnych do zarządzania płynnością i podejmowania decyzji strategicznych.
W obszarze kadr i payroll realizuje przetwarzanie list płac (payroll) obejmujące obliczenie wynagrodzeń brutto-netto, potrącenia podatku dochodowego, naliczanie i odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne oraz przygotowanie pasków płacowych i przelewów do pracowników. Usługi kadrowe to także przygotowywanie i archiwizacja umów o pracę, prowadzenie ewidencji czasu pracy, rozliczanie urlopów i zwolnień lekarskich oraz wsparcie przy zatrudnianiu cudzoziemców — wszystko z zachowaniem wymogów łotewskiego urzędu skarbowego (VID) i prawa pracy.
Raportowanie VAT i obowiązki wobec urzędów to kolejny filar oferty: BDO zajmuje się rejestracją VAT, przygotowywaniem i składaniem deklaracji VAT (miesięcznych lub kwartalnych w zależności od sytuacji klienta), rozliczeniami transakcji wewnątrzwspólnotowych oraz obsługą procedur OSS dla sprzedaży e‑commerce w UE. Ponadto firma monitoruje zmiany legislacyjne, pomaga w korektach deklaracji i prowadzi komunikację z VID, co daje przedsiębiorcom pewność zgodności podatkowej i oszczędność czasu. Outsourcing księgowo‑kadrowy z to często bardziej opłacalny i bezpieczny sposób wejścia na rynek łotewski niż budowanie własnego zaplecza administracyjnego.
Obsługa podatkowa i optymalizacja transgraniczna — CIT, VAT, umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania
Obsługa podatkowa i optymalizacja transgraniczna to kluczowy obszar, w którym polskie firmy najczęściej korzystają z usług . Przy planowaniu działalności transgranicznej najważniejsze jest zrozumienie lokalnego systemu podatkowego — w przypadku Łotwy podstawą jest system opodatkowania zysków skoncentrowany na opodatkowaniu wypłat (CIT naliczany od rozdzielanych zysków), co stwarza możliwości dla przedsiębiorstw, które reinwestują zyski w spółce. Dzięki temu modelowi firmy mogą odraczać obciążenia podatkowe, co bywa istotne przy optymalizacji przepływów finansowych grupy kapitałowej.
CIT w Łotwie zwykle naliczany jest w momencie dystrybucji zysku, dlatego planowanie decyzji dotyczących wypłat dywidend czy wypłat na rzecz wspólników ma bezpośredni wpływ na obciążenia podatkowe. Dla polskich inwestorów ważne jest także prawidłowe zastosowanie przepisów dotyczących podatku u źródła przy transferach zagranicznych oraz wykorzystanie ulg wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania i dyrektyw unijnych. BDO pomaga ocenić, kiedy warto skorzystać z przepisów umownych, a kiedy lepsze będą rozwiązania kapitałowo‑finansowe (np. pożyczki wewnątrzgrupowe), pamiętając o ryzykach typu CFC, zasadach cen transferowych oraz ewentualnych ograniczeniach w odliczaniu odsetek.
VAT to następny obszar, w którym błędy kosztują najwięcej. Współpraca transgraniczna z Łotwą wymaga poprawnego rozliczania dostaw i świadczeń usług w ramach UE, stosowania mechanizmu reverse charge przy transakcjach B2B, prowadzenia rejestracji VAT (progi rejestracyjne) oraz obsługi raportów takich jak VAT-UE i Intrastat. Dla firm e‑commerce istotne są też rozwiązania OSS/IOSS. oferuje kompletne wsparcie: rejestracje VAT, miesięczne/kwartalne deklaracje, odzyskiwanie VAT i przygotowanie dowodów wymaganych do zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowych dostawach.
Praktyczna optymalizacja transgraniczna to połączenie kilku elementów: struktury własnościowej (np. spółka‑holding), polityki finansowania (equity vs. debt), dokumentacji cen transferowych, oraz wykorzystania efektywnych rozwiązań wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. pomaga przeprowadzić analizę porównawczą wariantów, przygotować dokumentację TP, złożyć wnioski o wiążącą interpretację (ruling) i reprezentować klienta w kontaktach z urzędem skarbowym przy kontroli. Dzięki temu polskie spółki zyskują pewność, że struktura jest nie tylko efektywna podatkowo, ale i odporna na zarzuty o sztuczne unikanie opodatkowania.
Podsumowując, kluczowe korzyści ze współpracy z to głęboka znajomość lokalnego prawa podatkowego, praktyczne wdrożenia optymalizacyjne zgodne z międzynarodowymi standardami oraz obsługa formalno‑raportowa (CIT, VAT, WHT, dokumentacja TP). Przed podjęciem decyzji warto skonsultować konkretny model działalności z ekspertem BDO, który oceni zarówno potencjał oszczędności, jak i ryzyka związane z transgraniczną strukturą podatkową.
Koszty współpracy z — modele rozliczeń, przykładowe stawki i opłaty rejestracyjne
Koszty współpracy z zależą przede wszystkim od zakresu usług, skali działalności i stopnia zaangażowania lokalnego doradztwa. Małe spółki, które potrzebują jedynie podstawowego prowadzenia ksiąg i rozliczeń VAT, będą płacić mniej niż firmy z rozbudowanym procesem payroll, wieloma transakcjami transgranicznymi czy potrzebą stałego wsparcia podatkowego i optymalizacyjnego. Kluczowe czynniki wpływające na cenę to: liczba dokumentów księgowych miesięcznie, liczba pracowników do obsługi kadrowo-płacowej, konieczność raportowania wielowalutowego oraz dodatkowe usługi (np. doradztwo podatkowe, przygotowanie sprawozdań rocznych, reprezentacja przed urzędem).
Modele rozliczeń stosowane przez firmy takich rozmiarów jak BDO zwykle obejmują kilka wariantów: miesięczny abonament (stała opłata za określony pakiet usług), stawki godzinowe dla prac doradczych, opłaty projektowe (np. jednorazowa rejestracja spółki), oraz modele mieszane (niższy abonament + stawki godzinowe za dodatkowe prace). Dla długoterminowej współpracy najczęściej wybierane są abonamenty, które umożliwiają przewidywalność kosztów i stały poziom wsparcia.
Orientacyjne stawki rynkowe (przykłady orientacyjne, które należy potwierdzić w ofercie ): prowadzenie podstawowej księgowości dla małej SIA: ~150–500 EUR miesięcznie; payroll za jednego pracownika: ~15–60 EUR miesięcznie (w zależności od złożoności rozliczeń); przygotowanie i złożenie deklaracji VAT: często wliczone w abonament lub dodatkowo ~50–200 EUR za okres; sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego: ~300–1 500 EUR. Usługi doradcze i optymalizacyjne rozliczane są zwykle godzinowo lub w formie projektu — stawki doradcze dla renomowanych firm mogą zaczynać się od ~80–200 EUR/godz.
Opłaty rejestracyjne i koszty jednorazowe to kolejny obowiązkowy element budżetu. Poza honorarium firmy doradczej należy uwzględnić opłaty urzędowe za rejestrację spółki, koszty notarialne i tłumaczeń dokumentów, ewentualne koszty powierzenia adresu siedziby lub usługi dyrektora-rezydenta oraz czasem konieczność wniesienia kapitału zakładowego. Kwoty te mogą wahać się od kilkudziesięciu do kilku setek euro (urzędowe opłaty rejestracyjne, notariusz, tłumaczenia), a kompleksowa usługa założenia spółki z obsługą formalną i otwarciem konta bankowego bywa wyceniana w przedziale ~800–2 500 EUR, w zależności od stopnia wsparcia.
Jak się przygotować: przed podjęciem decyzji poproś o szczegółowy, pisemny kosztorys z rozbiciem na stałe i zmienne opłaty, opisem zakresu usług i SLA (częstotliwość raportów, język obsługi, terminy reakcji). Zwróć uwagę na ukryte koszty (tłumaczenia, opłaty bankowe, dodatkowe raporty) oraz na sposób rozliczania usług dodatkowych. Taka transparentność pozwoli porównać oferty i wybrać model współpracy optymalny pod względem kosztów i jakości dla Twojej polskiej firmy.
Checklist dla polskich przedsiębiorców i najczęstsze pułapki przy współpracy z BDO w Łotwie
Checklist dla polskich przedsiębiorców współpracujących z — zanim podpiszesz umowę, sprawdź komplet dokumentów i wymogów: pełnomocnictwa, KYC właścicieli i beneficjentów rzeczywistych, adres rejestrowy SIA, numer EORI/VAT (jeśli planujesz handel w UE), oraz próbkę faktur i umów handlowych, które będziesz wystawiać. Upewnij się, że zakres usług (księgowość, payroll, raportowanie VAT, prowadzenie e‑ksiąg) jest jasno opisany w ofercie, z wyszczególnieniem terminów i częstotliwości raportów.
Praktyczny checklist (krótko):
- Weryfikacja licencji i referencji ;
- Podpisanie engagement letter z zakresem usług i SLA;
- Dostarczenie dokumentów KYC i rejestracyjnych spółki (SIA);
- Aktywacja rachunku bankowego w EUR i potwierdzenie sposobu fakturowania;
- Rejestracja VAT (jeśli potrzebna) i harmonogram zgłoszeń;
- Ustalenie zasad payroll, ZUS/ubezpieczeń społecznych i wymogów A1 dla delegowanych pracowników;
- Plan komunikacji: osoby kontaktowe, kanały i częstotliwość raportów.
Najczęstsze pułapki — polskie firmy często ulegają kilku powtarzającym się błędom: zakładają, że przepisy łotewskie działają identycznie jak polskie; nie doprecyzowują w umowie odpowiedzialności za błędy księgowe; spóźniają się z dostarczaniem dokumentów do rozliczeń miesięcznych; albo nie sprawdzają, czy BDO obejmuje w cenie powiadomienia urzędowe i korekty VAT. Inne typowe problemy to brak jasnego ustalenia kursów walut do przeliczania operacji oraz niedoprecyzowanie kompetencji przy transferze danych kadrowych i rozliczaniu składek.
Jak tych pułapek uniknąć? — negocjuj szczegółowy zakres usług i kary umowne za opóźnienia; wymagaj listy dokumentów KYC i harmonogramu ich aktualizacji; ustal jasne procedury komunikacji (np. miesięczne reconciliations, elektroniczne przekazywanie dokumentów). Skonsultuj z BDO kwestie rezydencji podatkowej, umów o unikaniu podwójnego opodatkowania i transfer pricing — to elementy, które mogą zadecydować o wysokości CIT i ryzyku podatkowym.
Krótka rada praktyczna: przed rozpoczęciem współpracy poproś o przykładowy projekt umowy i listę czynności onboardingowych — to pozwoli ocenić profesjonalizm i zminimalizować niespodzianki związane z kosztami i terminami. Regularne audyty wewnętrzne i przeglądy VAT/payroll zewnętrznym specjalistą dodatkowo zabezpieczą twój biznes transgraniczny.
